MAI
Semaine 1
Durant cette première semaine du mois de Mai, j'ai répondu au téléphone et passé des appels, complété des itinéraires techniques (surtout pour des groupes français).
J'ai également envoyé des mails pour trouver un guide de remplacement pour un groupe français qui voyagera au mois de Mai.
J'ai aussi dû chercher de nouveaux guides pour deux autres groupes qui voyageront au mois de juin et septembre. J'ai bien évidemment répondu aux courriels que je reçevais concernant ces recherches-ci, mais également pour d'autres recherches.
Je me suis également occupée d'envoyer un mail à la compagnie d'autocar pour demander le numéro du chauffeur de bus et j'ai envoyé d'autres courriels à différents restaurants pour leur demander de la disponibilité.
J'ai réservé plusieurs visites pour divers groupes avec l'Historic Scotland Pass et j'ai envoyé des mails pour réserver d'autres visites qui ne nécessitent pas de réserver le pass. J'ai rajouté des informations manquantes sur des coupons ("vouchers").
J'ai fait des rooming list pour divers groupes et une fois que c'était fait, je les ai envoyé aux hôtels correspondants.
J'ai vérifié les e-mails d'un collègue qui a quitté l'entreprise concernant un de ses groupes et s'il avait des réponses positives par rapport à une réservation de chambre, je devais les transférer à une autre collègue.
Bilan de la semaine
Je trouve ce travail toujours aussi intéressant, je continue à effectuer des tâches similaires du coup je commence à mieux les maitriser à me sentir plus à l'aise dans ce que je fais.
Semaine 2
Durant cette deuxième semaine du mois de Mai, j'ai continué d'envoyer et de répondre à des mails pour toutes sortes de demandes comme par exemple : chercher des hôtels et des restaurants ou encore réserver des visites pour différents groupes (surtout des groupes français).
J'ai également passé des appels téléphoniques pour vérifier, par exemple, auprès d'un hôtel s'il y avait de la disponibilité pour une chambre single pour le guide d'un des groupes français voyageant au mois de juin.
J'ai répondu au téléphone pour toutes sortes de demandes. J'ai également complété des itinéraires techniques.
Bilan de la semaine
Cette semaine j'ai eu moins de travail que les semaines passées car il y a eu quelques petits problèmes que je ne pouvais pas résoudre mais j'ai continué d'effectuer mes tâches avec sérieux et du mieux que je pouvais.
Semaine 3
Durant cette semaine je me suis surtout occupée des tâches que m'avais confié Charlène car elle a été absente cette semaine pour congé maladie. J'ai donc dû m'occuper de ses groupes qui allaient bientôt voyager.
Je me suis en grande partie occupée de lire et répondre à ses courriels. S'il y avait des urgences et je devais m'en occuper.
J'ai commencé par m'occuper d'un de ses groupes qui arrivait le 16 mai. J'ai complété l'itinéraire technique avec les coordonnées du chauffeur de bus que j'ai demandé auprès de la compagnie d'autocar. J'ai ensuite contacté par téléphone les attractions et les restaurants qui avaient été réservés, pour vérifier si tout était en ordre. Une fois cela fait, j'ai envoyé l'itinéraire technique à la manager des opérations de groupe (Joanne), au directeur de l'entreprise (Pasquale) et à la responsable du groupe en question.
Je me suis également occupée d'appeler le responsable d'une agence de voyage française avec laquelle nous travaillons pour régler un petit problème de transfert hôtel-restaurant concernant un des groupes français de Charlène.
Je me suis également occupée d'un autre groupe de français pour lequel il y a eu des annulations de chambres. Il a fallu que je contacte tous les hôtels pour les informer de ce changement. Je leur ai également envoyé la nouvelle rooming list avec la nouvelle roombreakdown. Par la même occasion, j'ai dû vérifier s'il y aurait des charges concernant cette annulation de chambres. Tout au long de la semaine j'ai reçu les réponses des hôtels m'informant qu'ils n'allaient pas nous faire payer ces annulations de chambres. Ce problème a été résolu en fin de semaine.
De façon plus générale, j'ai répondu aux mails que recevait Charlène et je les transférais aux personnes correspondantes tout en continuant de répondre à mes mails, d'en envoyer et de répondre au téléphone.
De plus j'ai réalisé un bon (voucher) pour la guide d'un des groupes de Mona (un groupe français) mais également réservé des visites et des repas pour d'autres groupes français en envoyant des courriels.
J'ai envoyé beaucoup d'e-mails à Joanne et Soazig (aussi responsable des groupes français mais basée en Italie), pour avoir plus de précisions sur ce que je devais faire par rapport aux groupes de Charlène.
Concernant un groupe italien (dont Abi est la responsable), j'ai annulé les visites de ce groupe car ils ont décidé d'annuler le voyage. J'ai réservé des visites pour un autre groupe italien avec l'Historic Scotland Pass et par mails.
En fin de semaine, avec l'aide de Klaudia, j'ai pu finir de vérifier tous les détails d'un autre groupe de Charlène qui va bientôt commencer à voyager (le 24 Mai). Plus précisément, nous avons vérifié que les visites aient été réservées, que les hôtels, la guide et la compagnie d'autocar aient bien reçu les dernières versions de ces documents : rooming list, l'itinéraire technique, les bons (vouchers). Si tel n'était pas le cas il fallait qu'on les leur envoie. Pour finir, on a dû vérifier les procédures de paiement concernant les groupes de Charlène qui prenaient le ferry.
Bilan de la semaine
Cette semaine a été assez difficile car j'ai dû m'occuper en grande partie des groupes de Charlène tout en continuant d'effectuer les tâches que les autres responsables me confiaient. C'était assez stressant et prenant mais c'était bien évidemment très enrichissant et très intéressant. J'ai encore plus appris et je peux dire que je commence à être un peu plus autonome dans mon travail.
Semaine 4
Cette semaine, j'ai effectué des tâches similaires aux semaines passées mais tout en étant variées car chaque groupe est différent. J'ai donc par exemple, vérifié à plusieurs reprises pour plusieurs groupes différents (français et italien) mais surtout pour les groupes français, que tout était bien réservé concernant les hôtels (le nombre de nuits, le détail par chambre etc..), les restaurants (repas), les visites au niveau des heures, du nombre de personnes, etc...
J'ai également réalisé des bons (vouchers) pour plusieurs groupes, français et italien.
J'ai envoyé beaucoup de mails auxquels je répondais. Mais j'étais aussi menée à répondre au téléphone et à passer des appels pour vérifier si une visite ou un repas avait bien été réservé.
J'ai aussi eu la chance de commencer à rentrer les repas d'un groupe français dans un nouveau logiciel qui a été installé il y a peu de temps nommé "Win Travel".
J'ai dû aussi vérifier pour un des groupes de Mona, que les bons (vouchers) et l'itinéraire technique étaient corrects en tout sens : au niveau de la réservation, du nombre de personnes, de l'heure etc...
J'ai également réservé des visites et des repas en envoyant des mails sauf pour les visites qui nécessitaient l'"Historic Scotland Pass", auquel cas je devais les réserver en ligne sur le site internet "Historic Environment Scotland".
J'ai également envoyé des mails aux attractions et aux restaurants d'un groupe français pour les avertir qu'il y avait eu un changement d'heure. J'ai dû par la suite, mettre à jour l'itinéraire technique de ce groupe.
J'ai commencé à réaliser un itinéraire technique en fin de semaine pour des groupes de Mona.
J'ai dû modifier la rooming list et chercher une distillerie pour un groupe italien.
Bilan de la semaine
Cette semaine a été un peu difficile par j'ai dû continuer avec l'aide de Klaudia, de gérer les groupes de Charlène en son absence. Donc cela était assez stressant et très prenant mais cela m'a permis de m'améliorer, de gagner en autonomie et de progresser assez rapidement si je voulais être à la hauteur. Je pense avoir fait de mon mieux et de m'en être bien sorti.
Bilan du mois
Deuxième mois de stage écoulé. Je dois avouer que ce deuxième mois a été plus intense que le premier car étant donné que nous rentrons dans la haute saison, il est normal que nous ayons beaucoup plus de travail. J'ai été très stressée je dois dire mais je pense m'être beaucoup améliorée depuis le mois dernier. J'espère que cela va continuer. J'ai envie de progresser vite, d'être de plus en plus autonome et d'être capable de réaliser mon travail toute seule sans faire d'erreur. Attendons de voir par la suite.