JUIN
Semaine 1
Durant cette première semaine du mois de juin, j'ai surtout répondu à des mails et passé des appels. Mais j'ai également fini de faire des rooming list pour différents groupes (français et italien) et des itinéraires techniques (je devais soit les réaliser entièrement soit vérifier que tout soit correct).
J'ai également dû contacter des guides afin d'en trouver un, pour un groupe français de Joanne. J'ai fait de même pour un groupe italien d'Abi mais concernant une distillerie.
J'ai également appelé une compagnie de train (Strathspey Railway) pour modifier l'horaire du trajet datant du 25 juin. J'ai aussi passé un appel pour vérifier que tout était bon concernant la réservation d'un hôtel c'est à dire la rooming list, la roombreakdown, le nombre de pax, la date, l'heure du petit déjeuner et du dîner.
J'ai réservé des visites pour un groupe de Keiko (groupe italien). J'ai continué de rentrer des services dans Win Travel concernant les repas, les hôtels et les visites.
Bilan de la semaine
Cette première semaine s'est bien déroulé. Les tâches sont bien évidemment répétitives, mais cela me permet de m'améliorer dans mon travail et de mieux mémoriser et retenir ce que je fais ou dois faire.
Semaine 2
Durant cette deuxième semaine du mois de juin, j'ai eu la chance, à plusieurs reprises, de passer des appels pour vérifier que tous les services étaient bien réservés (les hôtels, les restaurant et les visites) pour un des groupes de Mona qui voyageait le 5 juin et pour un groupe de Charlène qui voyageait le 6 juin.
J'ai effectué avec l'aide de Win Travel, des bons ("vouchers") pour un des groupes français (de Charlène) mais aussi pour un des groupes italiens de Mona. Win Travel est le nouveau logiciel qu'on utilise pour créer les coupons que l'ont doit envoyer au guide. On ne les réalise plus manuellement. Ce logiciel permet aussi de rentrer toutes les informations concernant les groupes relatifs aux visites effectuées, aux hôtels dans lesquels les clients dorment, les restaurants dans lesquels ils mangent.
J'ai bien entendu, envoyé et répondu à des courriels et j'ai aussi répondu au téléphone.
J'ai aidé Charlène à trouver un guide pour un autre de ses groupes français qui avait déjà commencé à voyageait mais étant donné que le groupe avait des problèmes avec le guide actuel, il fallait en urgence en trouver un autre.
J'ai fini un itinéraire technique pour un groupe italien.
Bilan de la semaine
Cette deuxième semaine du mois de juin a été un peu plus intense que la première car j'avais beaucoup plus de choses à faire même temps : je devais aider Charlène à gérer une urgence de dernière minute pour l'un de ses groupes tout en continuant d'effectuer mes tâches pour les autres groupes de mes collègues. C'est bien sûr toujours un peu stressant mais c'est très enrichissant car cela m'apprend à être sur plusieurs fronts en même temps tout en restant performante. Mais c'est encore un peu difficile pour moi de réussir à réaliser toutes les tâches que l'on me donne à faire en même sans me tromper car je me rend compte que j'ai encore besoin de plus de temps par rapport aux autres si je veux bien faire mon travail.
Semaine 3
Durant cette troisième semaine du mois de juin, j'ai appelé des hôtels pour vérifier que les informations suivantes étaient correctes : le nombre total de personnes, le détail par chambre (single, twin, double) etc... pour un groupe français qui voyageait à partir du 9 juin 2017.
J'ai également réaliser les coupons des différents services (hôtels, restaurants et visites) sur notre nouveau logiciel Win Travel, pour des groupes italiens et français.
J'ai bien évidemment, tout au long de la semaine, répondu au téléphone et envoyé des e-mails.
Pour terminé j'ai cherché (et trouvé) un hôtel pour la nuit du 19 au 20 juin 2017 à Édimbourg, pour la guide d'un groupe français. J'ai fait de même pour le guide d'un des groupes italiens de Joanne.
J'ai également envoyé par courriel la dernière version de la rooming list aux hôtels d'un groupe italien de Mona.
Bilan de la semaine
Cette troisième semaine s'est bien passé. J'ai réussi à effectuer mes tâches correctement tout en continuant d'aider Charlène à gérer les petits problèmes de dernières minutes concernant ses groupes.
Semaine 4
Durant cette quatrième semaine du mois de juin, j'ai continué d'effectuer mes tâches du mieux que je pouvais. J'ai entre autres fini de faire des coupons pour un des groupes de Charlène, un groupe français qui voyageait du 20 au 26 juin.
En ce qui concerne le reste de la semaine, j'ai surtout passé des appels pour vérifier que tous les services étaient bien réservés pour plusieurs groupes qui commençaient à voyage en même temps. Ces groupes étaient de différentes nationalités : français, italien mais aussi espagnol.
J'ai également envoyé des mails aux différents services qui ne me répondaient pas par téléphone, pour vérifier que tout était en ordre, que c'était bel et bien réservé pour le bon nombre de personne, pour telle heure, que le menu était le même que celui qui avait été commandé et enfin que la répartition des chambres dans les hôtels était correcte.
En fin de semaine, j'ai dû commencer à chercher en urgence un guide pour un groupe italien qui vient de commencer à voyager en Écosse car le guide qu'ils avaient ne leur plaisait pas. J'ai donc contacté un maximum de guides italiens en les appelant un par un pour savoir s'ils étaient disponibles pour commencer à guider dès le lendemain (23 juin) ou simplement le plus tôt possible, jusqu'au 29 juin.
Je n'ai malheureusement pas pu allée travailler le vendredi car j'étais malade.
Bilan de la semaine
Cette semaine j'ai surtout passé des appels pour différents groupes pour vérifier que tous les services étaient bien réservés. Cela me plait assez car j'ai un contact direct avec les prestataires, ce que je trouve intéressant mais j'apprécie également de pouvoir effectuer des tâches variées, ce qui n'a pas beaucoup été le cas cette semaine mais cela s'explique par le fait que beaucoup de groupes ont commencé à voyager en même temps, donc il fallait bien vérifier que tout soit correct. Quoi qu'il en soit j'accepte avec grand plaisir les tâches que l'on me donne.
Semaine 5
Durant cette dernière semaine du mois de juillet, j'ai passé beaucoup d'appels téléphoniques afin de vérifier que tous les services étaient bien réservés pour différents groupes italiens dont s'occupe Mona.
J'ai réalisé plusieurs coupons pour différents groupes (surtout pour des groupes italiens) voyageant début juillet.
Tout au long de la journée je répondais au téléphone et j'envoyais des e-mails. Plus précisément, j'ai envoyé des e-mails dans le but de trouver une chambre pour le conducteur d'un des groupes français de Joanne.
J'ai également appelé une distillerie (Glen Moray) afin de vérifier que tout était en ordre : l'horaire de la visite, le nombre de personne.
J'ai dû envoyé des courriels pour trouver un guide pour un des groupes de Manon : un groupe français voyageant en Septembre. Mais j'ai également contacté un bon nombre d'hôtels par mail afin de leur demander leurs disponibilités pour 2 groupes italiens dont s'occupe Charlène, voyageant du 25/07 au 04/08 et du 08/08 au 18/08.
J'ai crée 2 tableaux (sur excel) récapitulant la recherche d’hôtels que j'avais faite pour les groupes italiens de Charlene : j'y ai noté les hôtels ayant la disponibilité (avec leurs tarifs) mais également ceux ne l'ayant pas. J'ai continué de compléter ce tableau tout au long de la semaine. J'ai par la suite crée un autre tableau similaire au précédent, pour la recherche de guide de Manon.
J'ai eu la chance de pouvoir montrer à la nouvelle employée Daisy (qui se trouve être la fille du patron), comment réserver des visites avec l'"Historic Scotland Pass" pour un groupe espagnol dont s'occupe Charlène.
Blan de la semaine :
Cette dernière semaine du mois de juin étant achevée je dois avouer que j'étais très occupée et que cela était assez difficile car j'ai dû m'occuper de 4 différents groupes toute seule (en une journée) afin de vérifier que les services étaient bien réservés. Étant à présent la seule étudiante-stagiaire, il est vrai que j'ai de plus en plus de travail et qu'il est difficile pour moi de tout gérer en même temps. Malgré la difficulté de cette épreuve, je pense avoir réussi à relever ce défi et je continuerai à donner le meilleur de moi-même dans la réalisation de mes tâches afin d'aider au mieux mes collègues.
Troisième mois de stage écoulé, je suis à présent prête à réaliser toute les tâches que l'on me donne sans faire beaucoup d'erreurs. Mais je continue toujours de poser des questions quand je ne suis pas sûre de moi. Je dois avouer que j'ai eu quelques difficultés ce mois-ci à gérer toutes les tâches que l'on me confiait car étant désormais la seule stagiaire j'avais beaucoup de tâches à exécuter en même temps ce qui n'était pas facile.
Néanmoins, je pense avoir réussi à relever cette épreuve. Je sais que cela est très formateur et c'est très intéressant pour moi d'avoir à faire à ce genre de difficulté car c'est dans ces moments là qu'on apprend le mieux. On apprend à gérer des situations de crise, le stress et à trouver des solutions rapidement. Et je dois dire que je suis assez contente et fière d'avoir été capable de relever ces épreuves là, car je me sens à présent prête à relever tous les défis qui se présenteront à moi. La quantité d'information que j'ai apprise et les capacités de travail que j'ai acquise jusqu'à présent, ne sont pas négligeables et je dois dire que je suis plutôt fière et satisfaite de mon évolution. Je souhaite continuer à évoluer et progresser le plus possible.