AVRIL
Semaine 1
Lundi 3 avril 2017 c'était mon premier jour de stage dans le tour opérateur Atlas Travel Solutions. J'ai été accueillie par Mona une des employée et responsable des groupes du nord de l'Europe (Norvège, Suède, Finlande). J'ai fait la connaissance des autres employés de l'entreprise puis le directeur Pasquale, nous a présenté à Lucas (un nouvel employé) et moi même, le fonctionnement de son entreprise. C'est' un tour opérateur spécialisé dans l'organisation et la vente de voyage de groupes en Écosse et en Irlande, mais uniquement pour les groupes.
Après la présentation de l'entreprise et des employés, Joanne ma tutrice nous a montré (à Lucas et moi même) le fonctionnement de leurs ordinateurs, comment ranger les documents, sous quels dossiers etc.. Ensuite je suis allée travailler avec Charlène (responsable des groupes français). Elle m'a montré son travail, ce qu'elle fait exactement. Je l'ai surtout observée travailler durant la matinée.
Mes tâches durant ce mois-ci étaient assez variées. J'ai envoyé des mails à différents hôtels pour aider Charlène à trouver un restaurant pour un groupe de touristes français. J'ai également dû les appeler. Cela m'a permis d'apprendre à noter les informations principales et cela m'a aussi entraîné à parler anglais.
J'ai également appelé la Croix Rouge écossaise (Red Cross) pour louer une chaise roulante pour un des groupes dont s'occupe Charlène.
J'ai par la suite réalisé plusieurs rooming list pour aider Susanne et Mona dans leurs groupes. J'ai complété et créer des coupons (à donner au guide d'un un groupe français appartenant à Charlène) pour les visites, les restaurants, les hôtels et la compagnie de bus.
Fabrizio m'a montré le fonctionnement de Tourplan. J'ai dû chercher des hôtels sur Édimbourg et à Kilmarnoch pour un des groupes de Joanne en envoyant des mails et en passant des appels.
Pour terminé, j'ai réalisé deux itinéraires techniques pour des groupes français.
Bilan de la semaine
Cette première semaine était assez intense et un peu difficile car j'avais beaucoup de choses à apprendre et à retenir pour la première fois. Mas j'ai adoré tout le travail que j'avais à réaliser. Je me suis vraiment sentie utile, j'ai aimé aider tous les employés dans leur travail en réalisant différentes tâches pour eux. C'était toujours intéressant et très enrichissant.
Semaine 2
Durant cette deuxième semaine du mois d'avril, j'ai fini de faire des rooming lists pour différents groupes. Puis j'ai complété un itinéraire technique en faisant une estimation du temps entre chaque visite pour pouvoir mettre des horaires devant chaque attraction, déjeuner etc..
J'ai recherché un guide pour un des groupes dont s'occupe Charlène en envoyant des mails.
J'ai répondu et envoyé pas mal de courriels. Plus tard dans la semaine, Klaudia m'a montré comment réserver l'"Historical Scotland Pass". C'est un pass qui permet de visiter plusieurs attractions durant 3 ou 7 jours. J'ai donc dû réservé ce pass pour quelques attractions à Édimbourg comme le Château d’Édimbourg par exemple. Puis pour celles qui n'en avaient pas besoin, j'ai envoyé des mails.
Mercredi 12 avril, dû à un petit problème technique avec mon ordinateur, je n'ai pas pu envoyer beaucoup de mails ce matin là. Mais j'ai quand même pu passer un appel pour demander à modifier l'horaire d'une activité (au Royal Botanic Garden) pour un des groupes de Charlène.
L'après-midi j'ai réservé le pass pour un des groupes de Charlène, sur le site internet "Historical Scotland Pass". Puis j'ai envoyé des mails pour réserver la visite d'un groupe dans une distillerie typiquement écossaise.
Pour terminer cette semaine (car demain vendredi 14 avril est un jour férié en Écosse donc l'entreprise sera fermée), j'ai continué à faire des vouchers pour deux groupes français.
Bilan de la semaine
Cette deuxième semaine a été plus facile pour moi. Je commence à maîtriser certaines tâches, à mieux me rappeler ce que j'apprends et ce qu'on m'enseigne. Globalement je commence à me sentir plus à l'aise au sein de cette entreprise, ce qui me fait le plus grand plaisir.
Semaine 3
Les 14 et 17 avril sont des jours fériés en Écosse (car ils fêtent Pâques), du coup je n'ai pas travaillé ces deux jours-là.
Durant cette semaine j'ai réalisé plusieurs coupons pour différents groupes dont s'occupe Charlène et pour un groupe de Klaudia, concernant les visites, les hôtels et les repas.
J'ai par la suite envoyé des mails à des restaurants pour leur demander leurs disponibilités pour le repas de midi mais aussi pour trouver un guide pour un autre groupe qui voyagera au mois de juin.
J'ai apporté quelques modifications aux coupons de la veille et réservé plusieurs visites avec l"Historic Scotland Pass".
J'ai également dû faire un résumé (une "booking list") des restaurants où allaient manger les clients (pour un des groupes de Charlène) pour les repas du midi et du soir. J'ai fait plusieurs rooming lists pour différents groupes français. Je devrai m'en occuper toute seule c'est à dire : faire l'itinéraire technique, la rooming list et envoyer le tout au guide.
J'ai réalisé un itinéraire technique pour un groupe français et j'ai rajouté les horaires sur l'itinéraire technique d'un autre groupe français.
J'ai par la suite appelé un hôtel et un restaurant pour leur demander s'ils avaient de la disponibilité pour accueillir des groupes pour le repas de midi (pour le mois de mai).
Pour terminé, j'ai surtout envoyé des mails et je me suis occupée de faire des coupons ("vouchers") principalement pour des groupes français.
Bilan de la semaine
3ème semaine de travail toujours aussi intéressante, intense mais intéressante.
Semaine 4
Durant cette quatrième semaine, j'ai envoyé des mails à des hôtels et à des restaurants pour leur demander s'ils pouvaient accueillir un groupe de français pour le repas de midi. Puis concernant les coupons, j'ai en fait plusieurs concernant les visites, les repas (dîner et le midi) et les compagnies d'autocars.
Le 26 Avril 2017 il y a eu l'exposition sur le tourisme à Glasgow. Je me suis occupée d'imprimer des documents pour cette exposition car beaucoup de mes collègues y sont allés. C'est pourquoi j'ai dû aider Charlène à faire le dossier qu'elle va amener à Glasgow. Durant cette exposition, les TO en profitent pour discuter avec leurs fournisseurs, vendre leurs circuits, échanger, discuter, se créer des contacts. Le dossier que mes collègues amèneront sera présenté aux clients (il contient leurs circuits sur l'Écosse, l'Irlande et Londres). Je me suis ensuite occupée de faire une rooming list pour un des groupes de Charlène.
J'ai par la suite fini un itinéraire technique pour un groupe français dont Charlène s'occupe mais aussi pour l'un des groupes de Mona. J'ai également réservé des visites pour l'un des groupes de Mona.
J'ai également envoyé des mails dans le but de trouver des hôtels pour différents groupes donc s'occupent Klaudia et Joanne mais aussi afin de réserver des visites (telles que le Château d’Édimbourg, Urqurhart Castle...) pour différents groupes.
J'ai réservé d'autres attractions avec l'« Historic Scotland Pass » pour un groupe d'uruguayens (dont Susanne s'occupe) mais aussi pour un des groupes de Mona. J'ai également fait des coupons concernant les repas et les hôtels.
J'ai dû par la suite contacté des guides et des compagnies de bus pour qu'ils me donnent les informations manquantes et nécessaires afin de pouvoir remplir un itinéraire technique.
Le 26 avril 2017, j'ai eu la chance de pouvoir aller à l'exposition sur le tourisme à Glasgow avec mon entreprise. Ils avaient leur propre stand et j'ai eu la grande opportunité de rencontrer le directeur commercial du bureau de Londres. Mais j'ai aussi eu la chance de pouvoir parler avec plusieurs de leurs fournisseurs.
Pour terminé, j'ai corrigé une rooming list et réalisé les tâches que Charlène m'avais demandé de faire pendant son absence. C'est à dire : envoyer et répondre à ses mails, réserver l'"Historic Scotland Pass" pour un groupe de français mais aussi vérifier si les groupes dont Charlène s'occupe avaient payé.
Bilan de la semaine
4ème semaine plus dure car j'ai dû remplacer Charlène pendant son absence du coup j'ai vu toutes les tâches et les responsabilités que cela impliquait. Cela fait un peu peur bien sûr mais c'est super enrichissant!! :) J'ai beaucoup appris et je posais des questions quand j'avais un doute mais globalement ça s'est bien passé.
Bilan du mois
Premier mois de stage terminé. Le début a été un peu difficile bien sûr car il m'a fallu m'adapter rapidement à ce nouveau travail. Mais tout s'est bien passé, je pense m'en être bien sortie. J'attends avec impatience la suite du stage pour voir comment je vais évoluer.